Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Hoe kun je het beste omgaan met verzuim en bescherming van medische persoonsgegevens?

De werkgever heeft bij verzuim een aantal verantwoordelijkheden. Naast het doorbetalen van het salaris, zijn het begeleiden naar re-integratie, het ter beschikking stellen van een bedrijfsarts en het opstellen van een helder verzuimprotocol, de belangrijkste verplichtingen in het kader van verzuim. De beleidskaders zijn helder, maar hoe kun je nu het beste omgaan met de bescherming van medische gegevens? Welke vragen mag je stellen? Waar ligt de grens eigenlijk?

Bescherming medische gegevens bij verzuim

De spelregels omtrent verzuim worden ook bepaald door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Volgens artikel 16 van de Wbp is er namelijk een verbod op de verwerking van gezondheidsgegevens van personen. Dit zijn gegevens over de geestelijke en lichamelijke gezondheid van medewerkers, die vallen onder het medisch beroepsgeheim. Voor de verzuimbegeleiding en re-integratie betekent dit dat gegevens over de aard, de oorzaak en de behandeling van een zieke, alleen met de bedrijfsarts besproken mogen worden. Het medische dossier van de bedrijfsarts is niet toegankelijk voor derden en verzuimstatistieken mogen niet herleidbaar zijn naar personen. Anders gezegd, het noteren van medische informatie over uw medewerkers in een personeelsdossier dat voor derden toegankelijk is, is verboden, en als zodanig een wettelijke overtreding. Ook al vertelt de werknemer deze gegevens uit eigen beweging.

Verzuimbegeleiding en privacy: wat zijn de kaders?

Zowel de bedrijfsarts als de werkgever begeleiden de zieke werknemer, maar de medische informatie blijft bij de bedrijfsarts onder de pet.  Een werkgever mag wel controleren of de werknemer echt ziek is, om te kijken of de claim op de loondoorbetaling terecht is. De werknemer is altijd verplicht om mee te werken aan verzuimbeoordeling en re-integratie, door medische informatie beschikbaar te stellen aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag deze op zijn/haar beurt niet delen met de werkgever, de casemanager en de lijnmanager.

Bij een griep, verkoudheid, hoofdpijn of misselijkheid, zullen werknemers vaak spontaan de reden van verzuim melden bij de werkgever. Er zijn echter ook redenen en omstandigheden die dusdanig ingrijpen op de persoonlijke levenssfeer, dat de werknemer deze ruimte niet neemt. Bijvoorbeeld bij mentale of psychiatrische klachten, een ernstige ziekte of als er sprake is van een conflictsituatie. En dit zijn nu juist de situaties met (dreigend) langdurig verzuim, waarbij de medische achtergrond relevant is voor de belastbaarheid van de medewerker in een passend re-integratietraject. Hoe doe je dat nu, als de bedrijfsarts de medische informatie, in deze situatie, niet beschikbaar mag stellen?

Do’s en don’ts

  • Ga niet vissen bij de bedrijfsarts naar medische info, het medisch beroepsgeheim ligt gevoelig.
  • Vraag niet aan de medewerker “Wat heb je precies?”, maar “Hoe voel je je?”.
  • Leg de focus op taken, aangepast werk en functie-inhoud. Vraag niet naar de beperkingen, maar wat uw medewerker nog wel kan.
  • Stel gerichte vragen over taakbelasting aan de bedrijfsarts. Die maakt dan met de werknemer de vertaalslag van medische achtergrond naar belastbaarheid in de functie.

Stel vragen die gesteld mogen worden volgens het College Bescherming Persoonsgegevens:

  • Waar en hoe ben je bereikbaar?
  • Wat is de verwachte duur van het verzuim?
  • Wanneer hebben we weer contact?
  • Welke lopende werkzaamheden en –afspraken, kunnen geen doorgang vinden?
  • Val je onder een vangnetbepaling van de Ziektewet, waardoor het UWV de loondoorbetaling overneemt?
  • Is er een verband tussen het verzuim en een arbeidsongeval?(vraag niet of het arbeid gerelateerd is).
  • Is er sprake van een verkeersongeval i.v.m. een mogelijke verhaalsmogelijkheid van de verzuimkosten op de aansprakelijke partij?

Bron Wet bescherming persoonsgegevens

Geplaatst in Arbeidsrecht door Johan Dirven op 23 september 2015

Reacties op Hoe kun je het beste omgaan met verzuim en bescherming van medische persoonsgegevens?

Karima op 15 december 2015 16:44

Praktisch - handig geheugensteuntje en wellicht kan ik dit blog doorsturen naar een paar junior HR professionals.

Plaats zelf een reactie