Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Hoe verdien je 500€ terug met e-mail?

Vorige week las ik een goed artikel over de zes nadelen van e-mail op personeelslog. En dit staafde me in een overtuiging die ik drie jaar geleden al uitte: dat onze omgang met e-mail een kostenpost is waar we makkelijk op zouden kunnen besparen. Ik zou zelfs willen beweren dat een cursus a 500€ per werknemer binnen een jaar zijn geld terug kan verdienen. Goed omgaan met e-mail kan namelijk onvoorstelbaar veel tijd besparen. Trainers, let op: hier ligt een enorme markt voor je! Eentje die je ongetwijfeld hard kan maken. Hieronder wat simpel rekenwerk en een overzicht van wat er in een goede e-mail cursus zou moeten zitten.

Hoe verdien je 500€ terug met e-mail?

Gewetensvraag: wat kost uw goedkoopste kantoormedewerker u maandelijks om hem of haar in dienst te hebben? Ongetwijfeld iets rond de 2.000€ op voltijd basis. Met 23 werkdagen in een maand en 8 uren per werkdag, kost deze medewerker u zo'm 10,90€ per uur (2000/(8*23)=10,869). Om die 500€ in een jaar terug te verdienen, moet de werknemer naar aanleiding van de cursus ongeveer 1 uur per week minder aan e-mail besteden.

Schat eens in hoeveel uur per week uw kantoormedewerker aan e-mail besteed? Zou daar één uur per week van af kunnen?

 

E-mail: nu even niet.

 

Wat is het effect van een goede e-mail cursus

Ik denk dat een goede cursus om efficiënter te mailen twee effecten heeft:

- Er wordt minder tijd besteed aan het beantwoorden van e-mails
- Er wordt gestructureerder gewerkt

Let op dat dit niet per se betekent dat er minder mails worden verstuurt. Misschien is het aantal mails in uw organisatie al prima, maar is er vooral veel te winnen in de manier waarop met e-mail om wordt gegaan. Dit zit met name in het gestructureerder werken. Een van de gevaarlijke eigenschappen van e-mail is dat het continu binnenkomt, waardoor het verleidelijk wordt om er regelmatig naar te kijken. En iedere keer dat er gekeken wordt, zorgt dit voor afleiding, terwijl het niet per se voor productiviteit zorgt.

Wat leer je in een goede e-mail cursus

- Om mails zo op te stellen dat de ontvanger er zo min mogelijk tijd aan hoeft te besteden
Dus zorg dat je een duidelijke call-to-action hebt. Of, als de mail informatief is, zet dan bijvoorbeeld in de titel 'FYI'. De lezer weet dan hoe hij de mail moet lezen en ook dat kan tijd schelen.

- Om mail goed in te plannen
Dus om op vaste momenten op de dag je mail te checken. Of juist alleen op momenten dat je niet iets anders kunt doen, zoals in de trein of terwijl je onverwacht wacht op een afspraak.

- Om mail goed te sorteren
Een lege inbox geeft rust. En een overzichtelijk mappensysteem scheelt enorm veel tijd, want alles dat je zoekt, heb je in een mum van tijd gevonden.

Er zijn talloze manieren om bovenstaande te doen. Je kunt werken met tags in je mailsysteem, je kunt de mailserver zo programmeren dat mails alleen na 15.00 worden bezorgd (zodat werknemers er niet voor 15.00 aan beginnen), je kunt je werknemers zelfs op een schrijfcursus sturen om de e-mails beknopter te maken. Het gaat er niet zozeer om welk systeem gebruikt wordt, het gaat er om dat werknemers bewust hun (e-mail)tijd indelen en in het opstellen van hun e-mails rekening houden met de tijd van anderen.

De vraag is nu: kunt u voor 500€ per werknemer een training opzetten om werknemers efficiënter om te laten gaan met e-mail? Mijn gok is van wel.

Geplaatst in Talent & Leadership Development door Chris Stapper op 22 februari 2012

Reacties op Hoe verdien je 500€ terug met e-mail?

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Via twitter kwam de volgende infographic binnen, die ik jullie niet wil onthouden: http://media-cdn.pinterest.com/upload/89509111313958628_6CkxBdPs_c.jpg

Plaats zelf een reactie