Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Ken je procedures! (want anders...)

Goede morgen,

Het overkomt iedereen. Je hebt een kwestie heel zorgvuldig voorbereid en gepresenteerd, je was 100% zeker van je zaak, niks kon fout gaan en dan toch ... je was volstrekt duidelijk, hebt alles wel drie keer gechèckt en desondanks ging je de mist in! Je vergat een hele kleine kleinigheid. Volstrekt onbelangrijk. Het overkomt iedereen! Mij ook ... ooit.

Ik kreeg te maken met een man die al 40 jaar bij het bedrijf werkte. Hij was op gesprek gekomen om te praten over hoe hij dat heugelijke feit wilde vieren, en ook dat hij na die 40 jaar gebruik wilde gaan maken van de toen geldende pre-pensioenregeling. In samenspraak met hem en ons pensioenfonds zijn we aan de slag gegaan om te berekenen of het interessant voor hem zou zijn met pre-pensioen te gaan. Intussen had onze man op zijn afdeling ook al bekend gemaakt dat hij ging stoppen. En dat hij al zijn opgespaarde verlofdagen - bijna 4 maanden -ging opnemen, waardoor zijn collega's volop aan de slag zouden kunnen om hem een "onvergetelijk afscheid met alles d'rop en d'raan" konden
bereiden zonder dat hij hen voor de voeten ging lopen.

Toen de aanvraag voor zijn pensioen binnen was, ging ik hem thuis opzoeken. We bespraken het financiële plaatje lang en uitgebreid tot hij geen enkele vraag meer kon bedenken en hij alles in orde bevond. De offerte werd getekend en ik zegde hem toe dat nu alles voor mekaar was. Alleen de papieren retourneren en wachten op de toekenning.

Terug op het bedrijf zei de salarisadministrateur mij dat onze bijna  ex-medewerker zijn ontslag moest aanvragen om gebruik te kunnen maken van pre-pensioen. Een formaliteitje. Ik belde hem, gaf aan wat de reden was en zei dat de  ontslag- brief voor hem al op de post was gedaan. Ik zie hem wel weer terug, zei ik nog. Graag met jouw handtekening.

Wat echter gebeurde, de ontslagbrief kwam niet terug. Dus belde ik na enkele dagen. De man die ik sprak leek echter totaal niet meer op de gezellige persoon van daarvoor. Knorrig, op het kwade af liet hij me weten dat hij een toelichting van me wenste op zijn ontslag en dat ik maar langs moest komen om dat haarfijn uit te leggen. De afspraak werd gemaakt en zo kwam ik op de betreffende dag tegenover een complete delegatie familieleden te zitten, die mij allemaal uiterst wantrouwend bekeken. Want ik was ? en dat bleek al snel - de afgevaardigde van de directie die vast en zeker goedkoop af wilde van een loyale, betrouwbare medewerker. "Maar zo eenvoudig en gemakkelijk gaat dat niet, meneer Maassen! Onze kleinzoon volgt een P&O-opleiding en die begrijpt jullie handelwijze echt helemaal niet. En als iemand het kan weten, is hij het!"

Gelukkig was de kleinzoon aanwezig en ik begreep al snel dat hij pas kort was gestart met de opleiding Personeel en Arbeid, dus net van de hoed en niet van de rand wist. Maar voor de familie was dat al heel wat. In het gesprek dat volgde, vroeg ik hem wat onduidelijk was en waarom zijn opa kwaad was geworden? Het aapje dat uit de mouw kwam, was zijn opmerking dat opa nooit ontslag mocht nemen omdat hij dan zijn recht op een uitkering verloor. De hele familie keek mij met onverholen trots aan. Hun kleinzoon had dat "minne van het bedrijf en van mij" toch maar mooi ontmaskerd.

Ik heb hun het hele verhaal opnieuw uitgelegd, maar me ook gerealiseerd dat  zowel de kleinzoon als deze meer ervaren rot, beiden een belangrijke les moesten leren.
Deze: Dat een op zich heldere richtlijn of procedure totaal verkeerd kan uitpakken als je niet tot in de details bekend bent met de inhoud (de student) of je niet realiseert dat wat voor jou helder als glas is voor derden een ondoorzichtige mist vol gevaarlijke obstakels kan zijn (de professional).

Ik wens u een "klare" werkweek.

Geplaatst in Compensation & Benefits door Michiel Maassen op 23 januari 2012

Reacties op Ken je procedures! (want anders...)

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie