Begint u uw werkdag ook met e-mail lezen? Dan klinkt het volgende vast herkenbaar: u komt op uw werk, zet uw computer aan, begint met het lezen van e-mail en bent daar zeker een half uur mee bezig. Als u ondertussen alle ‘minder dan 2 minuten’ mails al beantwoord en de tijdsintensievere mails prioriteiten geeft, bent u goed op weg. Maar zelfs als u dat doet, begint uw dag met gefragmenteerde aandacht. En – zo is mijn ervaring – met een van de minder interessante onderdelen van uw werk. Gaat u eens bij uzelf na: bent u nog energiek en gemotiveerd na het lezen van uw mail? Dat dacht ik al. Daarom wil ik graag een ander dagritme voorstellen.
Begin uw dag met iets interessants
U heeft uw werk vast niet gekozen omdat u zo graag mail beantwoord. Er zijn vast onderdelen van uw functie waar u graag veel energie in zou steken. Het schrijven van een nieuw beleidsplan, het uitwerken van een advies aan een afdeling: er zijn vast dingen die u uitdagend en interessant vindt. Wat gebeurt er als u uw dag begint met een van die dingen? Dan kunt u al uw creativiteit er in kwijt, zonder tegelijk te moeten denken aan alle losse actiepunten die uit uw mail voortkomen.
Beantwoord mail aan het einde van de dag
Mails kunnen niet onbeantwoord blijven en laat antwoorden is ook onprofessioneel. Maar als u net met veel plezier aan een spannend project hebt gewerkt, kunnen die paar mails er ook nog wel van af. Aan het einde van de dag kunt u een periode inplannen om mail te beantwoorden. Uw reacties zijn heus nog op tijd: als iemand in minder dan een dag antwoord nodig heeft, dan belt hij (of eigenlijk: zou hij moeten bellen). En ondertussen kunt u uw dag energieker beginnen en ongetwijfeld net iets betere resultaten leveren.
En onthoud ook: een organisatie zonder e-mail is mogelijk!
Geef een reactie