Ik voer al jaren campagne om mensen bewuster om te laten gaan met e-mail. Hieronder zal ik kort samenvatten waarom dit zo dringend is, later deze week verschijnt er een artikel met praktische tips om de tijdsinvestering die e-mail vereist te beperken.
Enorme kosten
In 2012 schreef ik al hoe we volgens een onderzoek van McKinsey 28% van onze tijd aan e-mail besteden en ook dat we gestrest raken van e-mail. In aanloop op mijn volgende artikel kwam ik een iets ouder onderzoek tegen, dat stelde dat een e-mail tussen de 5.000 en 10.000 pond per werknemer per jaar kost. Natuurlijk hebben we het alleen over kantoormedewerkers, maar ook met die nuance zijn de kosten zeer substantieel. In een recentere infographic wordt uitgerekend dat e-mail in de Verenigde Staten zo’n 1700 miljard dollar per jaar kost.
Verborgen kosten
Moeilijk na te meten, maar toch ook een belangrijk punt is de afleiding die e-mail met zich mee brengt. Veel mensen laten hun telefoon een melding afgeven als er een mail binnenkomt, of krijgen een pop-upje. Dit haalt hen direct uit hun concentratie met waar ze mee bezig zijn. Tijdens het schrijven van dit artikel heb ik bijvoorbeeld vijf e-mails gekregen. Voor mij betekent dat dat ik het artikel voor een deel moet herlezen en moet bedenken wat ik nog meer precies wilde zeggen: verborgen productiviteitskosten dus.
Relatief makkelijk op te lossen
Bewust mailgedrag is een eerste stap naar een oplossing. We kunnen leren van de zes stappen die Microsoft voorstelt (helaas is de oorspronkelijke link verloren gegaan):
1. Maak het doel van je mail duidelijk
2. Vertel de ontvanger welke actie hij moet uitvoeren
3. Geef de goede data en documenten
4. Verzend te mail alleen aan mensen voor wie ze relevant is
5. Gebruik het CC veld wijselijk
6. Loop punt 1-5 nog een keer na. Check de spelling!
Waarbij ik voorstel om punt 1 te lezen als: maak vooral duidelijk wat de lezer met de mail moet doen; is het een ter info (en is het dan écht belangrijk?), of wordt er een actie vereist van de lezer en zo ja: wanneer?
Later deze week volgt nog een artikel om to-do lijsten beter te managen, e-mail(boxen) spelen daar een belangrijke rol in. Hopelijk lukt het u om die in mijn eerder genoemde 5% tijd van de 28% die in e-mail gaat zitten af te schaven.
* Dit getal verdient de nuance dat de 118 miljoen business users die genoemd worden waarschijnlijk niet allemaal “Management, professional and other related occupations” hebben, maar ook met die nuance blijft er een zeer substantieel bedrag over.
Geef een reactie