E-learning in het coronatijdperk: 5 tips voor leidinggevenden en HR

Zoals onze blogger Annet van Duren laatst al opmerkte: e-learning tools en programma’s schieten momenteel als paddenstoelen uit de grond vanwege de huidige coronacrisis. We zijn massaal aan het thuiswerken en alles verloopt digitaal. Dit brengt interessante ontwikkelingen met zich mee. Wellicht ben je zelf inmiddels ook begonnen met één of meerdere online cursussen, of heb je eindelijk de e-learning tool van jouw organisatie ontdekt. Welke kansen liggen hier voor e-learning en hoe belangrijk is het eigenlijk? Ik vertel je hoe je hier als organisatie gebruik van kan maken in de huidige situatie.

Waarom e-learning belangrijk is

Door globalisering, de groeiende technologie en de kenniseconomie is het steeds belangrijker om te blijven leren. Nieuwe techniek leidt alleen tot innovatie en meer productiviteit als mensen ook de nieuwe vaardigheden leren om die techniek toe te passen. Tevens worden unieke menselijke vaardigheden zoals empathie, zorg, creativiteit en ondernemerschap meer dan ooit gewaardeerd. De kunst is dus om ook juist deze soft skills te blijven ontwikkelen.

Online e-learning platforms zoals New Heroes zijn speciaal in het leven geroepen voor het aanleren van deze soft-skills. Ook de hard skills zijn van belang, alleen moeten deze steeds sneller vernieuwd worden. Een goede basis aan soft skills kan je daarbij helpen. Het maakt je werknemers flexibeler en daarmee je organisatie wendbaarder. Het gebruik van e-learning is een uitstekende manier om continu toegang te hebben tot de nieuwste (online) trainingen. Veel organisaties bieden dan ook toegang tot een breed scala aan e-learning platforms voor zowel hard skills als soft skills. Het gebruik van de platforms die organisaties aanbieden is echter vaak lager dan men hoopt te zien.

Onderzoek naar e-learning

Momenteel volg ik via Expand een e-learning cursus bij New Heroes. Een platform dat ik nog ken vanuit de tijd waarin ik bezig was met mijn afstudeeronderzoek. De afdeling van een internationale IT organisatie waar ik mijn onderzoek deed, gebruikte New Heroes voor interne softskill trainingen. Het was relatief nieuw, maar leek nog niet echt aan te slaan onder het personeel. Men vroeg zich af waarom hier zo weinig gebruik van werd gemaakt. Naast New Heroes werd ook van de andere e-learning platforms niet veel gebruik gemaakt. Ik onderzocht welke factoren met dit lage verbruik samenhingen.

Theory of Planned Behavior van Icek Ajzen (1991).

De theorie van gepland gedrag

Het model dat als uitgangspunt voor het onderzoek gebruikt werd was de Theory of Planned Behavior van Icek Ajzen (1991). De theorie gaat er vanuit dat attitude, subjectieve norm en waargenomen controle invloed hebben op de intentie die men heeft om een actie uit te voeren. De actie in dit geval werd: ‘het gebruikmaken van e-learning’. Attitude moet je zien als de evaluatie of beoordeling over de actie en heeft een grote invloed op de intentie om deze actie uit te voeren.

Daarnaast heb je te maken met sociale druk: als jij merkt dat jouw collega’s allemaal e-learning volgen, dan ben je toch eerder geneigd om het ook zelf maar te proberen. Je wil niet buiten de toon vallen. Dit noemen we ook wel de subjectieve norm die ergens heerst en heeft dus invloed op ons gedrag.

Tot slot heeft waargenomen controle invloed op ons gedrag. Dit is de inschatting die jij maakt van het gemak, of juist de moeite die het jou gaat kosten om het gedrag uit te voeren. In hoeverre een actie voorspeld kan worden door attitude, subjectieve norm en waargenomen controle hangt af van de situatie en het gedrag. In sommige gevallen kan het zijn dat alleen attitude invloed heeft, terwijl in andere situaties attitude en waargenomen controle invloed hebben, of alle drie de factoren een rol spelen. Wat betreft e-learning in de situatie bij de IT organisatie bleek dat vooral attitude een rol speelde.

Tip 1: Maak gebruik van de huidige attitude

Om e-learning dus echt onderdeel te maken van de continue ontwikkeling van de werknemers, doe je er als organisatie goed aan om eerst de attitude tegenover e-learning aan te pakken. Het kan zijn dat in jouw organisatie subjectieve norm of waargenomen controle een grotere rol spelen voor het gebruik. Maar omdat de factoren elkaar ook onderling beïnvloeden doe je er altijd goed aan om hier verbetering aan te brengen. Het is van belang dat de medewerkers zelf hun attitude over e-learning gaan veranderen. Men heeft vaak onterechte negatieve associaties met e-learning omdat het nieuw en onwennig is, zeker voor de ‘oudere’ generatie. Wanneer ze zelf de voordelen van e-learning gaan ervaren, zal deze attitude positief veranderen.

Omdat in deze coronacrisis digitaal-werken een boost krijgt, is het een uitstekend moment om aan attitude te werken. Over het algemeen heeft men meer tijd omdat reistijd is weggevallen en klassikale trainingen niet meer mogelijk zijn. Wie wil ontwikkelen is momenteel dus al snel aangeschreven op e-learning. Mensen zijn daarom meer dan ooit bereid om e-learning te proberen. Hierdoor is de attitude al positiever omdat men er voor open staat om het te proberen. Heeft men nu een positieve ervaring met e-learning? Dan is de kans groter dat men, als de situatie weer ‘normaal’ is, ook eerder geneigd is om e-learning te gebruiken. Gebruik dus deze uitzonderlijke situatie om het e-learning gedrag binnen jouw situatie te beïnvloeden.

Tip 2. Maak het zichtbaar, informeer en maak het makkelijk

Uiteraard kan je zelf bedenken dat de intentie om een gedrag uit te voeren en het daadwerkelijk uitvoeren van een gedrag niet hetzelfde is. Daarom werden mogelijke barrières voor het uitvoeren van het gedrag ook meegenomen in het onderzoek. Men gaf aan dat het zou helpen als er meer informatie zou zijn en het makkelijker zou zijn om de e-learning te volgen. Dit is iets wat vaak vergeten wordt, maar als je personeel niet voldoende op de hoogte is van wat er mogelijk is, dan gaan zij daar ook geen gebruik van maken.

Maak het zo toegankelijk en overzichtelijk mogelijk door alle e-learning op een centrale pagina aan te bieden en bied voldoende informatie over de e-learning platforms. Wat kan je er vinden? Voor wie is het geschikt? Hoe kan je deelnemen? Maar denk ook aan het stapje vóór informeren; zichtbaarheid. Zo kan het helpen om af en toe een banner op kantoor te hangen of op webpagina’s, waar veel personeel komt, e-learning te promoten. Zorg vervolgens dat het makkelijk is om deel te nemen. Bij de organisatie waar het onderzoek gedaan is bleek bijvoorbeeld dat het verkrijgen van de licenties niet toegankelijk was en is aangeraden dit proces simpeler te maken.

Tip 3. Zorg voor support

In het onderzoek werd ook onderzocht in hoeverre de manager een rol heeft in het hele verhaal. Managementondersteuning bleek inderdaad een factor te zijn in het voorspellen van e-learning intentie. In de aanvullende vragen bleek dat er vooral behoefte was aan ondersteuning in het algemeen, zowel de behoefte aan coaching van de manager als van een externe coach werden gezien als factoren die het e-learning gebruik zouden verhogen.

Tevens gaven ze aan dat ze nu te veel vrijheid voor het volgen van e-learning ervaren en het krijgen van een beloning of e-learning onderdeel maken van een klassikale training zou kunnen helpen. Het lijkt er daarom op dat men vooral op zoek is naar een stok achter de deur. Iemand die hen hierin begeleid kan al veel helpen. Vraag daarom als leidinggevende aan je personeel of ze behoefte hebben aan support en stel je coachend en/of inspirerend op.

Tip 4. Doe een behoeftenanalyse

Een ander veelvoorkomend probleem is dat het opleidingsaanbod, en dus ook het e-learning aanbod, niet aansluit op de behoefte van het personeel. Ook in het onderzoek bleek dat het aanbod nog niet naar voldoening van iedereen aansloot op de behoeften. Vaak is nog te weinig onderzocht waar de behoefte van de medewerkers echt ligt. Er zijn veel tools en externe partijen die men kan inschakelen om deze behoefte te analyseren. Meten is weten. Het kan zijn dat je juist nu meer gebruikers hebt dan ooit, dus het is nog niet zo’n slecht idee om juist nu te beginnen met het meten hiervan. Gebruik van deze data geeft je een voordeel op de lange termijn.

Tip 5. Geef mensen tijd en ruimte om te veranderen

Tot slot gaven veel deelnemers van het onderzoek aan dat zij te weinig tijd hadden voor e-learning. Dit heeft natuurlijk alles te maken met het stellen van prioriteiten. Vind je de ontwikkeling van personeel belangrijk? Zorg dan dat je als organisatie ten minste het idee geeft dat werknemers tijd krijgen om hieraan te werken. Daarnaast kost veranderen tijd, dus geef ze ook de ruimte en de tijd om dit gedrag te integreren en help ze waar nodig.

Conclusie

Investeren in ontwikkeling van personeel en streven naar continue ontwikkeling levert op de lange termijn zijn voordelen. Het maakt je organisatie wendbaar en toekomstbestendig. E-learning heeft de potentie om juist nu te kunnen groeien dus maak gebruik van deze situatie als er mogelijkheden zijn.

Bronnen:

Ajzen, I. (1991). The Theory of Planned Behavior. Organizational Behavior and Human decision Processes, 50, 179-211.

Van der Heijden, H. & Meijers, R. (2020). De HX factor. Waarom het beter is om mensen geen “resources’ te noemen en nog 99 ideeën om organisaties menselijker te maken. Vakmedianet.