Exitgesprekken zijn een zeer waardevolle bron van informatie. Als u weet waarom een werknemer weg gaat, of beter, als u van elke werknemer die weggaat weet waarom hij weggaat, dan heeft u daarmee meteen de nodige informatie om uw organisatie verder te verbeteren. De leerpunten en mogelijke opties tot verdere verbetering van uw organisatie volgen uit de verkregen feedback.
Context
Waarom een blog over exitgesprekken? Recent heb ik een discussie gevoerd over dit onderwerp. Een veelgebruikt argument was dat een exitgesprek reflectief is en dus achteraf. En dat het te laat is om er naar te handelen. Dit valt niet te ontkennen, maar ik zie hier geen probleem in. Juist van reflectie valt veel te leren. En stel dat een degelijk aantal werknemers dezelfde pijnpunten aangeeft, bijvoorbeeld het slechte inwerken in de organisatie, dan kan het verloop terug worden gedrongen door iets aan deze pijnpunten te doen.
Inrichting exitgesprek
Hoe te werk te gaan? Het is vooral belangrijk om objectief te zijn. Laat het exitgesprek daarom niet voeren door een directe collega of een leidinggevende. Dit kan onnodig tot confrontaties leiden. Deze taak is goed uit te voeren door bijvoorbeeld een HR Manager of HR adviseur. Zo heeft u meteen alle informatie uit de exitgesprekken op een centrale plaats op de HR afdeling en kan de informatie productief worden ingezet.
Een tweede handigheid om objectief te blijven is een formulier. Een voorbeeld vindt u hier*. Door bij ieder gesprek hetzelfde formulier te gebruiken krijgt u meer inzicht in de pijnpunten en sterke punten van uw organisatie. Vergeet niet dat positieve feedback ook nuttig is, zo weet u wat u vooral moet blijven doen.
Stel de werknemer centraal
Probeer de werknemer niet te confronteren met wat er gebeurd is. Concentreer liever op wat hij wil vertellen, stel de werknemer centraal. Juist daar kunt u van leren. Tegelijk geeft dit de werknemer een goed gevoel. Als werkgever toont u zich betrokken bij de werknemer. Als de werknemer uw organisatie met een goed gevoel verlaat, zal hij dit gevoel ook uitdragen naar andere mensen. En uw (ex-)werknemers zijn een belangrijk facet van uw employerbrand.
Doe navraag
Heeft u resultaten? Een opvallend punt, een best practice, of iets dat opgelost moet worden? Probeer verdere informatie in te winnen. Praatjes bij het koffieapparaat zijn ook prima. Het exitgesprek geeft een nieuwe impuls, een verse kijk op een aspect van uw organisatie. Dan kan het erg interessant zijn om vanuit dit nieuwe perspectief te kijken naar de mening van andere werknemers.
Handelen
Heeft u voldoende informatie, van de vertrokken werknemer en de aanwezige werknemers? Dan is het tijd om te handelen. Doet dit een beetje denken aan Plan-Do-Check-Act? Klopt: een zeer praktische manier om een evaluatieproces in te richten.
Heeft u leerzame ervaringen met exitgesprekken? Of bent u juist tegen exitgesprekken? Deel uw ervaringen hier!
* Link werkt niet meer per 3-9-2015, red.
Geef een reactie