Vandaag staat er een sterk artikel op Harvard Business Review: Stop email overload. E-mail overload is een probleem, aldus enkele experts. En hoewel we niet per se hoeven stoppen met e-mailen, zoals Atos en Volkswagen nastreven, kunnen we wel leren om er beter mee om te gaan. David Allen, van het boek Getting Things Done (waar we hier al eerder over schreven) stelt bijvoorbeeld dat we al veel kunnen winnen door op een goede manier met e-mail (en vergaderingen) om te gaan. Het artikel heeft enkele sterke punten, die zeker het lezen waard zijn:
1. E-mail zelf is niet per se het probleem
Vaak hangt het probleem ook samen met organisationele onduidelijkheid: is wel duidelijk wie verantwoordelijk is voor het doorhakken van de knoop? Als dat niet zo is, dan zullen er talloze e-mails verstuurd worden, voordat er iets gaat gebeuren.
2. E-mail flow is te controleren
Zorg dat er minder mails verstuurd worden (cultuur benadering). En verstuur zelf minder mails: dan krijg je minder antwoorden. Denk goed na over wie je moet adresseren en of de ontvanger echt iets met de mail kan.
3. Hou je inbox schoon
Dit helpt je om overzicht te bewaren. Een erg mooie tip is om al je oude mails ineens in een map ‘oude inbox’ te zetten. Hou voor de grap eens bij hoe vaak je deze mails echt terugleest. En werk al je nieuwe mails af volgens het stappenplan in het artikel:
1. Delete alles dat je niet meer nodig hebt
2. Als je een mail binnen enkele minuten kunt afhandelen: doe dat (ruim hier tijd voor in)
3. Sla wat je later nodig hebt op in overzichtelijke mappen
4. Neem pauze van je e-mail
Als je elke vijf minuten je e-mail controleert, dan ben je alleen op e-mail aan het antwoorden. Neem pauzes. Check je mail zo vaak als nodig: bijvoorbeeld alleen ’s morgens en voor je naar huis gaat. Mensen verwachten snel antwoord, maar niet meteen, anders moeten ze je bellen (directer).
In het artikel treft u verder twee case studies die ideeën bieden voor hoe u met e-mail om kunt gaan. Veel leesplezier!
Geef een reactie