Wat is een goede afwijzing?

Hoe je sollicitanten moet afwijzen blijkt bij veel mensen een gevoelig onderwerp. Zo zag ik laatst op LinkedIn een stelling voorbij komen dat een automatische afwijzingsbrief echt niet oké is. In de vele reacties onder de post was ook te lezen dat veel mensen reageerden met ‘schandalig’ en ‘zelfs geen reactie op mijn vraag om toelichting’. Dit zette mij aan het denken en er kwamen veel vragen in mij naar boven. Maar de vraag waar ik je vandaag in ga meenemen is: wat is dan ‘goed afwijzen’?

Om deze vraag uit te werken heb ik deze blog opgedeeld in twee delen. Het eerste deel gaat om de vraag: is een automatische afwijzing acceptabel? En als tweede: wat is dan, in mijn opinie, ‘goed afwijzen’? Deze eerste vraag is volgens mij afhankelijk van drie factoren die ik zal toelichten.

1. Hoeveel sollicitaties zijn er binnengekomen?

Een gemiddelde vacature op LinkedIn kan soms zorgen voor meer dan veertig sollicitatiebrieven. Dit is afhankelijk van de branche, de functie en de naamsbekendheid van het bedrijf. De middelen die een bedrijf inzet spelen ook een grote rol. Al deze factoren kunnen ervoor zorgen dat het aantal sollicitanten lager of hoger ligt. Het is wel typisch dat grote bedrijven onder vuur worden genomen over het feit dat zij veel met standaard afwijzingen werken. Je zou toch van deze bedrijven verwachten dat juist zij hun werving en selectie processen fantastisch hebben ingericht, daar hoort afwijzen dan toch ook bij? Maar als jij één van de veertig sollicitanten bent, vraag je dus of zij voor jou en negenendertig anderen, steeds een gepersonaliseerde afwijzing sturen met tips en uitleg over waarom jij niet de perfecte kandidaat bent. En dat dan nog het liefste zonder dat je er zelf naar hebt gevraagd.

2. Wie stuurt de afwijzing?

Of het aantal sollicitaties behapbaar is om terug te koppelen is natuurlijk ook afhankelijk van de personen die hiermee bezig zijn. Als het bedrijf een recruiter in dienst heeft die alleen maar bezig is met het aannemen en afwijzingen van kandidaten, is de kans groter dat diegene ook tijd en ruimte heeft om persoonlijke afwijzingen te schrijven.

Een groot bedrijf heeft mogelijk tien mensen voor zich werken, intern en extern, die zich enkel bezig houden met aannemen en afwijzen van kandidaten. Als zij ieder vijf sollicitanten hebben gevonden en moeten afwijzen, is dat natuurlijk te doen, en wel zo netjes om dit ook goed te doen. Maar ook voor hen geldt dat als deze aantallen buiten proporties groeien, dat ze op den duur 80% van de tijd bezig zijn met het afwijzen van werknemers en slechts 20% van de tijd bezig zijn met waar ze voor betaald worden. Dit is bij iedere werkgever natuurlijk moeilijk te verkopen.

Betrek je dit vraagstuk juist weer op het MKB bedrijf met een HR manager die ondertussen ook belast is met administratie, beleidswerkzaamheden en andere taken binnen de organisatie, dan wordt deze vergelijking nog veel schever. Je vraagt deze persoon om naast zijn reguliere taken, ook nog eens een persoonlijke afwijzing te sturen per sollicitant. Ga er maar aan staan met drie kandidaten om uit te nodigen en zeven afwijzingen per vacature. Een eventuele verwachting zou wel weer te onderbouwen zijn als er maar enkele vacatures uit zouden staan bij een bedrijf.

3. In welke fase wordt deze voorbeeldmail verstuurd?

In mijn optiek is er maar één échte foute terugkoppeling op een sollicitatiebrief en dat is geen terugkoppeling. En wanneer iemand toelichting vraagt die niet gegeven wordt, is het natuurlijk dubbel fout. Als iemand de moeite neemt om toelichting te vragen, zal deze persoon daar ook waarde aan hechten en soms zelfs noodzaak voor hebben. Dit kan zijn vanuit belangstelling voor het bedrijf, de functie of omdat iemand helemaal moedeloos wordt van de 30e afwijzing en niet snapt wat er steeds fout gaat.

Maar als jij dit leest en net zoals ik denkt: ik vind deze voorbeeldbrief eigenlijk heel netjes en ik heb pas behoefte aan een persoonlijke terugkoppeling na een 1e of 2e gesprek. Dan komen we al gauw bij het tweede deel van dit artikel.

Wanneer spreek je van ‘goed afwijzen’?

Dit blijft natuurlijk een stelling uit mijn persoonlijke mening en ervaring. Mocht ik hier in jouw optiek de plank compleet misslaan of iets compleet over het hoofd zien, nodig ik je zeker uit om hier op te reageren.

Stel je hebt op jouw vacature twintig sollicitaties ontvangen, waarvan vijf sterke kandidaten die je wilt uitnodigen. Dan maak je logischerwijs vijf telefoontjes, mailtjes of brieven met goed nieuws. Over het algemeen zijn deze altijd persoonlijk, omdat je een specifieke datum en tijd wilt afstemmen met iemand. Maar wat doe je met die overige vijftien brieven? In dit scenario heb ik met bovenstaande argumenten hopelijk kunnen bereiken dat een nette standaardmail voldoende moet zijn. Al kun je er altijd alsnog voor kiezen om deze mensen persoonlijk te benaderen. Dit kan de kans vergroten dat ze alsnog zouden willen solliciteren op nieuwe functies. Ook kan het helpen wanneer je ze later toch nog wilt benaderen als blijkt dat je eerste selectie tegen valt.

Een bekende methode hiervoor is de vraag of je hen in de portefeuille mag houden. Let wel op: zet de vraag of je een sollicitant in de portefeuille mag houden nooit in je standaard mail. Doe dit ook niet als je niet oprecht de bedoeling hebt om opnieuw contact te zoeken met iemand. Dit komt vaak genoeg voor en werkt dan ook juist averechts. Sommige mensen geeft dit zelfs het gevoel dat je als bedrijf loze beloftes maakt. Dit stimuleert niet om nogmaals te solliciteren en doet ook afbreuk aan de geloofwaardigheid van het bedrijf. Maak het dus persoonlijk of houd het standaard. Blijf weg van de halfhartige middenweg.

Nu heb je dus nog vijf sollicitanten die op een eerste gesprek komen en eventueel een 2e of 3e gesprek krijgen. In deze fase is het sowieso een afbreuk aan je imago als werkgever om mensen niets meer te laten weten of een standaard afwijzing mee te geven. Zorg dus dat je per afwijzing bijhoudt waarom iemand niet passend genoeg was. Houd bij op welke punten iemand zich kan verbeteren of op welk soort vacatures iemand zich beter kan richten als hij/zij bij jou de plank heeft misgeslagen. Geef aan wat jouw verwachtingen waren voordat je iemand hebt uitgenodigd en waarom iemand hier niet aan heeft voldaan. Deze beide aspecten zijn belangrijk voor de sollicitant. Wellicht wekt zijn/haar brief verkeerde verwachtingen of speelt hij/zij juist verkeerd in op de gezette toon in het gesprek.

Soms komt het ook voor dat je iemand graag had aangenomen, maar dat de match net iets beter is met een andere sollicitant. Dan kan je deze pareltjes nog altijd delen in jouw netwerk. Hiermee help jij de sollicitant, geef je een boost aan je bedrijfsnaam en help je jouw netwerk verder. Want iemand zal altijd onthouden en vertellen hoe hij/zij aan een baan is gekomen en wie hen daarbij geholpen heeft.

Mijn persoonlijke ervaring

Als iemand die nu zelf ook aan het solliciteren is, vind ik het te kort door de bocht om te zeggen dat ik van iedere sollicitatie die ik verstuur een persoonlijke reactie terugverwacht. Hoeveel meerwaarde kan dat op den duur nog bieden? Ook met oog op stressfactoren op de werkplek is ’te goed afwijzen’ vaak iets waar je nul winst mee behaalt en enorm veel tijd mee kwijt kunt zijn. Maar er zijn zeker voordelen te halen wanneer je aandacht hebt voor ‘goed afwijzen’.

Wat is jouw ervaring of verwachting bij een afwijzing?