Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Productiviteit met GTD en Coveys kwadrant

Productiviteit heeft me altijd al gefascineerd. Het begon met mijn eerste lijstje toen ik teveel op mijn bord had genomen bij mijn bachelor opleiding. Sindsdien reflecteer ik regelmatig op hoe ik mezelf productiever kan maken. Het belangrijkste hierin was voor mij het wisselmoment weg te nemen waarin je moet beslissen wat je moet gaan doen. Je kent het vast: je hebt zojuist die ene factuur verstuurd en vraagt je dan af wat er op volgt. Als je geen overzicht hebt van wat er op je lijstje staat, dan zul je daar eerst over na moeten denken. Als je een lijstje hebt, maar niet weet wat het belangrijkste overgebleven punt is, zul je daar over na moeten denken. De GTD (Getting things done) methode probeert dit schakelmoment weg te nemen - voor mij werkt het fantastisch. Het stellen van prioriteiten vind ik de grootste uitdaging. Soms mag ik daar andere mensen in helpen, zoals ook vorige week.

De persoon in kwestie had verschillende 'major projects' op zijn lijstje staan. Denk in de lijn van afstuderen, een baan en daarnaast een grote privé-activiteit. Deze projecten (zo noem ik ze even) bestaan elk weer uit tientallen kleine stappen. Daarnaast spelen natuurlijk alle dagelijkse dingen van boodschappen en sporten tot sociale activiteiten en een lopende cursus. Hij hield wel een lijstje bij, maar was het overzicht toch kwijt. Enkele a4tjes met lijstjes levert vooral stress op; je moet zoeken waar het staat en wordt ondertussen geconfronteerd met een gevoelsmatig zeer grote hoeveelheid activiteiten.

In eerste instantie heb ik geprobeerd te peilen wat de belangrijkste activiteiten waren en of er ook activiteiten in waren geslopen die toch minder direct van belang leken te zijn. Zoals vaker in zo'n situatie is het antwoord dan 'nee / de overbodige dingen zijn er al uit'. De beste oplossing leek me om hem te helpen zicht te krijgen op hoe belangrijk de to-do's waren in verhouding tot elkaar. Ik grijp dan altijd graag terug naar Eisenhowers kwadrant, beter bekend als* het kwadrant van Covey:

Het kwadrant van Covey - uit 7 eigenschappen voor effectief leiderschap

Dit kwadrant werd gebruikt door Eisenhower, maar later veel bekender door Coveys 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Lees iets meer in: Eisenhower matrix: ideale manier van prioriteiten stellen.

Om overzicht te scheppen heb ik hem twee dingen gevraagd. Ten eerste moest hij gekleurde post-its kopen, met een kleur voor iedere soort activiteit (studie, werk, cursus, overig). Vervolgens moest hij alle activiteiten elk op een losse post-it schrijven. Belangrijk is hierbij dat de activiteit concreet genoeg is, bijvoorbeeld 'huiswerk maken' is te vaag, in dat geval maakte hij voor iedere paper of hoofdstuk (of enkele hoofdstukken) een aparte post-it.

Het concreet maken van de post-its wil ik er even extra uit lichten. Dit helpt je namelijk om vooruitgang te voelen in je activiteiten. Je kunt een stapel maken van je post-its, ze doorkrassen of in de papierbak doen; wat het beste werkt.

De post-its moesten vervolgens op een groot whiteboard worden geplakt. Dit was verdeeld zoals hierboven. De verdeling is redelijk duidelijk, maar wat prettig is aan deze vier vlakken is dat er ook automatisch na wordt gedacht over wat nu écht prioriteit heeft. Als je 'scriptie - management summary' linksboven hebt geplakt, dan wordt het moeilijk om daar zomaar iets naast te plakken.

De kleuren van de post-its zijn trouwens optioneel. Ze geven gevoel voor wáár je mee bezig bent of een concreter gevoel waarom je precies dit aan het doen bent (diploma, de huur betalen, etc).

Bijzonder: het tweede kwadrant

In het tweede kwadrant is volgens Covey iets bijzonders aan de hand. Het is aantrekkelijk om 'brandjes te blussen' in het eerste kwadrant, maar dat is niet altijd de beste optie. In het tweede kwadrant staan namelijk lange termijn investeringen. Een simpel maar pakkend voorbeeld is bijvoorbeeld het oplossen van de traagheid van je computer, waardoor je weer normaal kunt schrijven aan je scriptie. Dit is nooit urgent, maar kan je wel veel tijd besparen. Covey noemt zelf als voorbeeld om je secretaresse te leren veel-voorkomende mails te beantwoorden. Zo speel je de tijd vrij die je normaal aan die mails zou besteden.

Voor een overzicht van Coveys visie op hoe je effectief wordt - en die gaat veel verder dan op praktisch vlak prioriteiten stellen - zie mijn samenvatting van de 7 eigenschappen van effectief leiderschap.

Effect van het kwadrant

In dit geval was het kwadrant redelijk succesvol. Omdat taken zich altijd in belangrijkheid tot elkaar verhouden, kon een en ander toch naar kwadrant 3 en 4 worden verplaatst. Dat gaf een stuk overzicht en rust. Ook het werken vanuit overzichtelijke to-do's (in dit geval: een hoofdstuk per post-it, zodat er vaart in bleef) had het nodige effect.

Het tweede kwadrant hielp ook, maar in dit geval was het overzicht verreweg het meest welkom.

Dus, mocht je geen overzicht meer hebben, neem dan eens de tijd voor het invullen van Eisenhowers matrix. Een tweede-kwadrant activiteit die zich eigenlijk atlijd loont.

Mocht dit je niet overhalen, dan kun je hier lezen hoe Warren Buffet zijn prioriteiten stelt.

 

* Gecorrigeerd, zie reacties

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 26 mei 2015

Reacties op Productiviteit met GTD en Coveys kwadrant

Erik Roger op 15 december 2015 16:45

Hallo Chris,
Leuk blogje!
Niet alleen lijk je het kwadrantendenken nog niet helemaal te doorgronden, maar je maakt vooral ook de klassieke fout: de tijdmatrix is wel degelijk door Stephen Covey bedacht, doorontwikkeld en gepubliceerd (en dus ook copyrighted enzo). Hij heeft zich laten inspireren door de bekende uitspraak van Eisenhower "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent", maar het concept is wel degelijk van de oude Covey.
Een aantal jaren geleden heb ik me verdiept in GTD, en het ontbreken van een handige en diepgaande prioriteringstool was voor mij het breekpunt. Het gevaar is dat je allerlei relatief waardeloze klusjes gaat 'getting done'. Ik heb wat dat betreft nog niets beters ontdekt dan Covey's tijdmatrix: Getting the RIGHT Things Done!
Veel succes alvast!
Erik

Chris Stapper op 15 december 2015 16:45

Hallo Erik,

Dank voor je reactie! Ik heb nog eens goed gekeken naar het Eisenhower gedeelte en I stand corrected. Ik heb dit blog aangepast en zal de andere ook nog aanpassen (hoewel een vierde kwadrant to do, ben ik bang, gezien de drukte).

Waar doorgrond ik het kwadrantdenken nog niet helemaal? Ik hoor graag meer!

Dankjewel, vriendelijke groet,

Chris

Plaats zelf een reactie