Werkgevers, opdrachtgevers en inhuurders onderschatten in de waan van de dag nog wel eens het belang van een goede identificatieprocedure voor hun arbeidskrachten. Dat levert in de praktijk de nodige risico’s op, vooral financiële risico’s en reputatierisico. Het niet goed identificeren betekent bij een controle nl. al snel een boete van enkele duizenden euro’s per geval en daarnaast in de loonbelasting de verplichte toepassing van het anoniementarief van 52%. Dus meer dan voldoende reden om de interne procedures voor identificatie goed op de orde te hebben.
Iedere werkgever/opdrachtgever is verplicht om vooraf de arbeidskrachten op de juiste manier te identificeren en daarnaast vast te stellen of de arbeidskracht voor hem mag werken.
Niet alleen moet de identiteit van eigen werknemers worden gecontroleerd, maar ook van inhuurkrachten, ZZP’ers, seizoensarbeiders, arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf bij de opdrachtgever werken (bijv. vanuit een schoonmaakbedrijf), etc.
Identificatie dient altijd vooraf te gebeuren. En wel aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs. Dat betekent dus niet aan de hand van het rijbewijs (dat is nl. voor deze doeleinden geen geldig identiteitsbewijs) en niet aan de hand van een kopie. De geldigheid moet gecontroleerd worden en ook of het betreffende identiteitsbewijs bij de betreffende arbeidskracht hoort.
Als het identiteitsbewijs geldig is en toebehoort aan de arbeidskracht, dan dient ingeval van eigen werknemers een kopie hiervan gemaakt te worden. Deze kopie moet in de administratie van de werkgever bewaard worden. Alle belangrijke informatie moet gekopieerd worden, dus alle persoonsgegevens inclusief het BSN nummer en indien van toepassing ook de verblijfssticker van de IND. Het is niet nodig om indien het identiteitsbewijs in de toekomst gaat verlopen, ook van het nieuwe identiteitsbewijs een kopie te maken. Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van het aangaan van de arbeidsrelatie. Als de arbeidsrelatie wordt verbroken, dient de werkgever die kopie nog tenminste 5 jaar in zijn administratie te bewaren.
Een kopie maken van het identiteitsbewijs mag niet zomaar als de arbeidskracht geen eigen werknemer is. Dus niet bij de ZZP’er, de inhuurkracht, etc. Wel dient de inhuurder/opdrachtgever vooraf dit identiteitsbewijs te controleren.
Als de arbeidskracht niet in dienst is en van buiten de EU/EER/Zwitserland of uit Kroatië komt, dan moet de officiële werkgever een kopie van het identiteitsbewijs aan de inhuurder/opdrachtgever geven. Een ZZP’er is ook verplicht om zelf een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs te geven aan de opdrachtgever.
Ook deze kopieën moeten tenminste 5 jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaard worden in de administratie van de inhuurder/opdrahtgever.
Bij buitenlandse arbeidskrachten moet ook gecontroleerd worden of hij/zij hier wel mag werken. Arbeidskrachten uit landen van de EU (m.u.v. Kroatië), EER en uit Zwitserland mogen vrij in Nederland werken. Zij hebben geen vergunning nodig. Arbeidskrachten uit andere landen hebben een werkvergunning nodig om in Nederland te mogen werken. Heeft de arbeidskracht geen (geldige) Nederlandse werkvergunning (meer), dan mag hij/zij hier niet (meer) werken.
Al met al diverse procedures dus die van belang zijn voor de werkgever/inhuurder/opdrachtgever om in ieder geval boetes en het anoniementarief te voorkomen. Een handig hulpmiddel hierbij is het Stappenplan Verificatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Geef een reactie