Als HR-professional houd jij je waarschijnlijk vooral bezig met de dagelijkse operationele zaken. Verzuim goed aanpakken is één van de meest tijdrovende taken van HR. Het voorkomen van verzuim moet, niet alleen vanwege de kosten, een hoge plek op de HR-agenda krijgen. Vooral omdat je hiermee de gehele organisatie betrekt en je niet alleen richt op de groep van gemiddeld 5% ‘verzuimers’.
Maar hoe doe je dat? En hoe integreer je het voorkomen van verzuim in je gehele organisatie? In dit artikel geef ik je tips aan de hand van het Huis van Werkvermogen. Een prachtige tool die je, samen met leidinggevenden, kunt inzetten om het zelfinzicht bij medewerkers te vergroten én het gesprek te faciliteren over de randzaken die invloed hebben op verzuim.
Oorzaken van verzuim
De belangrijkste oorzaken van verzuim liggen in privéomstandigheden. Niet in het werk. Onder privéomstandigheden kun je de vaardigheden van de medewerker, de thuissituatie en sociale omgeving meerekenen. Maar privé is toch privé? Dat denken veel leidinggevenden. Toch heb je er als leidinggevende veel last van als iemand zijn of haar privésituatie niet op orde heeft en daardoor minder presteert of zelfs verzuimt.
Het gesprek op gang brengen over die situatie is ontzettend belangrijk. Dit kan alleen als je als leidinggevende (en HR) in staat bent om een oprecht gesprek te voeren op basis van vertrouwen. Je oprecht interesseren in de situatie van de ander en interventies kunnen aanreiken om verzuim te voorkomen zijn belangrijke onderdelen van die medewerker-leidinggevende relatie.
Maak werk van het oprechte gesprek
Gesprekken met medewerkers zijn tijdrovend, maar een leidinggevende ben je niet voor niets. Het voeren van gesprekken en het aansturen en motiveren van je personeel is een van de belangrijkste taken.
Als HR kun je deze gesprekken faciliteren door meer verantwoordelijkheid bij de medewerker te leggen. Probeer je gesprekscyclus af te stemmen op de individuele behoeften en faciliteer een gesprekstechniek die voor iedereen werkbaar is.
Het Huis van Werkvermogen
Het Huis van Werkvermogen is een mooie tool om te gebruiken tijdens de gesprekken met de medewerkers. Het Huis van Werkvermogen beschrijft de zeven factoren die invloed hebben op de inzetbaarheid en het werkvermogen van werknemers. Er kunnen namelijk verschillende factoren van invloed zijn op het werkvermogen van de medewerker.
De vier verdiepingen van Het Huis van Werkvermogen
Het Huis van Werkvermogen is opgebouwd uit vier verdiepingen, namelijk: gezondheid, competenties, normen en waarden en werkomstandigheden. Voor een goed werkvermogen is het van belang dat de verschillende verdiepingen in balans zijn.
Figuur 1: Huis van werkvermogen, versie Nationale Nederlanden, gebaseerd op Ilmarinen, 2018
De verschillende verdiepingen geven weer waarover je met de medewerkers in gesprek kunt gaan. Want als de gezondheid van de medewerker bijvoorbeeld al niet optimaal is, kan het werkvermogen ook niet optimaal zijn. Hetzelfde geldt voor de kennis en vaardigheden en die nodig zijn voor de uitoefening van de functie.
Naast de verdiepingen van het Huis van Werkvermogen hebben factoren buiten het huis ook invloed op werkvermogen. Dit zijn factoren zoals familie, vrienden, bekenden maar ook factoren binnen de bredere sociale en politieke omgeving.
Het werkvermogen is positief te beïnvloeden maar ook negatief. Als leidinggevende is het goed je hiervan bewust te zijn om (eventueel) actie te kunnen ondernemen.
Dat staat als een huis!
Deze uitdrukking is er niet voor niets. De basis van het huis is solide, zodat het onder meerdere omstandigheden overeind kan blijven staan. Als HR en leidinggevende heb je een belangrijke taak om te zorgen voor een goede basis op werkgebied. Daarnaast is het voor de medewerker(s) belangrijk om te kijken naar de solide thuisbasis en de individuele prestaties.
Vijf tips voor HR (en leidinggevenden om verzuim te voorkomen):
- Bepaal de vorm van de gesprekscyclus; hoe vaak gaan we met elkaar in gesprek en welke vorm kiezen we daarbij? Bijvoorbeeld 1 x per jaar een eindejaarsgesprek en tussentijds voortgangsgesprekken op initiatief van de medewerker.
- Faciliteer een tool die meer zelfinzicht creëert en waar leidinggevenden mee kunnen werken. Dat kan het Huis van Werkvermogen zijn, maar daarnaast ook een positief gespreksformulier wat tot positief nadenken aanzet. Richt je vooral op de sterke punten van de medewerker in relatie tot de functie. Dat is vele malen leuker dan vinkjes te zetten en te kijken wat er verbeterd kan worden.
- Probeer het taboe op de privésituatie te doorbreken en maak dit onderwerp bespreekbaar, ook tijdens een teamoverleg. Houd het vooral laagdrempelig.
- Geef zelf het goede voorbeeld. Als je zelf ergens mee worstelt, geef het dan ook eens aan tijdens vergadering met je team.
- Geef aandacht aan vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, al dan niet met workshops tijdens teamdagen of online presentaties of cursussen. Bepaal welk type interventies je wil inzetten om dit onderwerp (laagdrempelig) op de agenda te zetten.
Als je ervoor kunt zorgen dat het gesprek over het werkvermogen op gang wordt gebracht, heb je al veel gewonnen in het terugdringen van verzuim en het inzetten op duurzame inzetbaarheid.
Wil je meer weten over het inrichten van een optimale gesprekscyclus en het Huis van Werkvermogen? Neem dan eens contact met mij op. Mijn contactgegevens vind je via mijn bloggerprofiel.
Geef een reactie