Corona heeft het bedrijfseconomisch ontslag weer op de kaart gezet. Daar waar het jarenlang crescendo ging met de economie en het aantal ontslagaanvragen historisch laag lag, hebben ondernemers in veel branches het momenteel ontzettend moeilijk. Het steunpakket van de overheid (waaronder de NOW regeling) heeft veel bedrijven tot op heden op de been gehouden, maar dat is in veel gevallen slechts uitstel van executie. De hoogste tijd om de belangrijkste aandachtspunten bij een reorganisatie en ontslag wegens bedrijfseconomische redenen op een rij te zetten.
Bedrijfseconomisch ontslag volgens de wet
Als de situatie binnen uw bedrijf dusdanig nijpend is dat er personeel moet worden ontslagen, dan geeft de wet een goed overzicht van de criteria waar u aan moet voldoen. Er moet een zogenaamde redelijke grond voor ontslag zijn. Eén van die gronden is het “noodzakelijkerwijs vervallen van arbeidsplaatsen als gevolg van het wegens bedrijfseconomische omstandigheden treffen van maatregelen voor een doelmatige bedrijfsvoering.” Er moeten dus bedrijfseconomische redenen zijn, waardoor functies vervallen. Dit verval moet worden bekeken over een periode van 26 weken in de toekomst. Bovendien moet herplaatsing van personeel elders in het bedrijf, eventueel met behulp van scholing, niet mogelijk zijn gebleken.
UWV-regelingen
Het UWV hanteert verschillende regelingen waarin de voorwaarden en aandachtspunten voor een bedrijfseconomisch ontslag worden toegelicht. De belangrijkste zijn de Uitvoeringsregels. Daarin staat onder meer wat precies onder bedrijfseconomische redenen wordt verstaan. Voorbeelden daarvan zijn onder meer:
- een slechte of slechter wordende financiële positie;
- werkvermindering;
- organisatorische of technologische veranderingen;
- beëindiging van (een deel van) de werkzaamheden;
Per ontslagreden wordt in de Uitvoeringsregels helder uiteengezet wat daaronder wordt verstaan en welke informatie en documenten moeten worden verstrekt. Het is verstandig om de concrete situatie waarin uw bedrijf verzeild is geraakt eens te ‘meten’ aan deze verschillende ontslagredenen. De Uitvoeringsregels kunt u via deze link raadplegen.
Aan de slag
Na de theorie is het tijd voor de praktijk. Belangrijk om in het oog te houden is dat iedere ontslagronde de nodige voorbereidingstijd vergt. U wilt namelijk zeker weten dat u voldoet aan wet- en regelgeving, dat u de juiste medewerkers voor ontslag voordraagt en dat u tijdig de juiste stappen zet. Het maken van een reorganisatiedraaiboek is daarom aan te raden. Zo weet u precies wanneer u wat moet doen. Een dergelijk plan laat ook direct zien dat het even duurt voordat u daadwerkelijk een besparing op uw loonkosten hebt gerealiseerd. Hoe graag u ook snel resultaat zou willen zien: geduld is een schone zaak tijdens een reorganisatie.
Vervolgens zal een reorganisatieplan moeten worden opgesteld, met een onderbouwing van de redenen voor het verval van arbeidsplaatsen. Dit is vooral een belangrijk document als u een Ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT) hebt. Zij hebben op grond van de wet het recht advies uit te brengen over een voorgenomen besluit tot reorganisatie of bedrijfseconomisch ontslag. Als men positief advies verleent, kan de reorganisatie worden doorgezet.
Als het om een ontslag van 20 medewerkers of meer gaat binnen één werkgebied van het UWV, dan wordt dat als een zogenaamd collectief ontslag gezien. In dat geval moet er ook een melding worden gedaan bij het UWV en moeten de vakbonden worden geïnformeerd. Doel hiervan is vakbonden de gelegenheid te geven om te kijken of collectief ontslag kan worden voorkomen of om te kijken of de gevolgen ervan kunnen worden verzacht. Ook dit zorgt mogelijk voor enige vertraging, want u kunt met een wachttijd van één maand worden geconfronteerd.
Ontslagtraject
Zodra deze trajecten succesvol achter de rug zijn, kan het ontslagtraject worden gestart. Het is velen waarschijnlijk bekend dat ontslag van een werknemer ook via een vaststellingsovereenkomst kan worden gerealiseerd. Als u het beiden eens bent over de voorwaarden van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst dan komt met zo’n vaststellingsovereenkomst een beëindiging met wederzijds goedvinden tot stand. Er komt dan geen UWV (of kantonrechter) aan te pas. Dit heeft dus belangrijke voordelen, want het is sneller en meestal ook goedkoper. Wat misschien minder bekend is, is dat het bij bedrijfseconomisch ontslag zinvol kan zijn om toch eerst een ontslagaanvraag bij het UWV in te dienen en pas daarna met de werknemer over een vaststellingsovereenkomst in overleg te gaan. Dit doet u door digitaal een zogenaamd A-formulier bij het UWV in te dienen. Daarin hoeven alleen een aantal administratieve gegevens van uw bedrijf te worden ingevuld en de namen te worden genoemd van de werknemers die u voor ontslag in aanmerking wilt laten komen. De redenen van het ontslag hoeft u dus niet te onderbouwen en ook het insturen van financiële documenten is niet nodig.
Belangrijk voordeel van het indienen van dit A-formulier is dat een eventuele ziekmelding van een werknemer nadat hij geïnformeerd is over het voornemen om hem of haar te ontslaan, het ontslag verder niet kan tegenhouden. Het zogenaamde opzegverbod bij ziekte geldt namelijk niet in een dergelijk geval. Zorg er wel voor dat u het gesprek over een vaststellingsovereenkomst pas voert minstens één dag nadat het UWV uw ontslagaanvraag heeft ontvangen. Het UWV geeft u standaard twee weken de tijd om met de werknemer in overleg tot een vaststellingsovereenkomst te komen. De ervaring leert dat dit in veel gevallen voldoende is om tot overeenstemming te komen. Een inhoudelijke procedure bij het UWV is dan dus niet nodig. Na het sluiten van de vaststellingsovereenkomst geeft u aan het UWV door dat u een vaststellingsovereenkomst heeft getekend en het UWV sluit het dossier vervolgens, nadat de bedenktermijn van twee weken is verstreken.
Omdat in het A-formulier al wel moet worden aangegeven welke werknemers voor ontslag worden voorgedragen, is het belangrijk om tijdig een goed beeld te hebben van de criteria die worden gehanteerd bij het bepalen van de ontslagvolgorde. Hier komen (ongetwijfeld bekende) begrippen als afspiegelingsbeginsel, uitwisselbare functies en herplaatsing om de hoek kijken. Het zijn onderwerpen waar in de Uitvoeringsregels van het UWV een uitgebreide toelichting op wordt gegeven. Daar kunnen één of meer afzonderlijke blogs mee worden gevuld, dus we houden het in dit blog bij de basis.
Kort gezegd komt het er op neer dat u uw personeel indeelt per functiegroep en dus kijkt welke medewerkers op papier en in de praktijk vergelijkbaar werk verrichten. Ook kijkt u bij welke functiegroep ontslagen moeten plaatsvinden. U moet daarbij eerst afscheid nemen van de ‘flexibele schil’, zoals medewerkers met een bepaalde tijdscontract of zzp’ers. Als dat nog onvoldoende inkrimping oplevert, dan gaat u afspiegelen. U kijkt per functie naar de leeftijd van uw personeel en u deelt hen in zogenaamde leeftijdsgroepen in. U bepaalt vervolgens hoeveel arbeidsplaatsen per functiegroep komen te vervallen. Het aantal noodzakelijke ontslagen verdeelt u gelijkmatig over de vijf leeftijdsgroepen. Per leeftijdsgroep komt de medewerker die het kortst in dienst is voor ontslag in aanmerking. De Uitvoeringsregels bevatten duidelijke stappenplannen en rekenvoorbeelden. Daarmee is het bepalen van de ontslagvolgorde nog steeds wel een puzzel, maar meestal wel één met een goede handleiding.
Mocht uw bedrijf uit meerdere vestigingen bestaan, die elk als een zelfstandige onderneming kunnen worden gezien, dan moet u het voorgaande overigens toepassen per bedrijfsvestiging. Ook hiervoor zijn heldere criteria geformuleerd in de Uitvoeringsregels.
Inhoudelijke UWV procedure
Wanneer het niet lukt om via een vaststellingsovereenkomst tot een beëindiging van de arbeidsovereenkomst te komen, dan zal het inhoudelijke traject bij het UWV moeten worden ingegaan. Dit houdt concreet in dat digitaal ook het B en C formulier moeten worden ingediend. Daarin onderbouwt u de bedrijfseconomische redenen voor het ontslag en daarbij voegt u allerlei documenten die uw verhaal ondersteunen. Zorg ervoor dat u alle informatie aanlevert die op grond van de Uitvoeringsregels moet worden ingediend. Het UWV bekijkt uw ingediende aanvraag namelijk kritisch en stelt vaak aanvullende vragen, voordat ze de medewerker de gelegenheid geven hierop te reageren. Dat kan dus tot vertraging in de procedure leiden.
Als het UWV op enig moment voldoende geïnformeerd is over de redenen van het ontslag, krijgt de werknemer 14 dagen de gelegenheid om hier op te reageren. Heeft het UWV vervolgens genoeg informatie om een beslissing te kunnen nemen, dan gaat het UWV zich buigen over de vraag of een ontslagvergunning moet worden verleend. Heeft men behoefte aan meer informatie, dan volgt een tweede schriftelijke ronde. Daarin mogen beide partijen antwoord geven op aanvullende vragen van het UWV en nogmaals op elkaar reageren. Aansluitend volgt alsnog een beslissing van het UWV.
Let overigens op dat als u gebruik maakt van NOW 3.0 u verplicht bent om u in te spannen om werknemers naar ander werk te begeleiden. U moet hiervoor telefonisch contact opnemen met de UWV Telefoon NOW (088 – 8982004). Doet u dat niet, dan kan 5% op het subsidiebedrag worden gekort. Het is ook aan te raden om in de ontslagaanvraag duidelijk aan te geven waarom het gebruik van de NOW niet heeft kunnen voorkomen dat u personeel moet ontslaan.
Al met al duurt een UWV procedure grofweg 4 tot 7 weken, vanaf het moment van indiening van formulier B en C tot de beslissing. Dat hangt er vooral van af of een tweede schriftelijke ronde plaatsvindt. Zodra u een ontslagvergunning hebt ontvangen, mag u de arbeidsovereenkomst opzeggen. Dat doet u door middel van een brief aan de werknemer. Daarin verwijst u naar de verkregen ontslagvergunning en noemt u de einddatum van de arbeidsovereenkomst. Houd hierbij rekening met de wettelijke opzegtermijn of met de opzegtermijn zoals deze in de CAO of arbeidsovereenkomst is opgenomen. U mag de proceduretijd overigens in mindering brengen op de opzegtermijn, zolang er minimaal een opzegtermijn van één maand overblijft. Die proceduretijd staat vermeld in de beslissing van het UWV.
Werknemers hebben recht op een transitievergoeding. Het kan verstandig zijn de hoogte daarvan ook op te nemen in de opzegbrief. Dat voorkomt discussie. Betaal de transitievergoeding binnen één maand na de laatste dag van het dienstverband.
Conclusie
Hoewel de aanleiding voor bedrijfseconomisch ontslag natuurlijk allerminst vrolijk stemt, is het prettig om te weten dat een ontslagtraject op zich voortvarend kan verlopen. Een goede voorbereiding, tijdige afstemming met OR/PVT en het inwinnen van juridisch advies zorgt in de meeste gevallen voor een soepel verloop van een reorganisatie. Lukt het niet het ontslag via vaststellingsovereenkomsten te realiseren, dan leert de ervaring dat het UWV pragmatisch, snel en adequaat handelt en oog heeft voor een ondernemer in de problemen. Zo kan ook in deze crisis de blik hopelijk snel weer op de toekomst worden gericht.
Geef een reactie