Zo komen we thuiswerkend goed de winter door

Het ziet ernaar uit dat onze nieuwe thuiswerkroutine langere tijd gaat duren. Vanwege de coronacijfers, maar zeker ook omdat tot wel 80% van de medewerkers er het liefst voor kiest om blijvend hybride te blijven werken: deels op kantoor en deels op een externe (thuis)werkplek. Hoe je de club energiek aan de slag houdt als je niet dagelijks samen op kantoor zit maar online werkt, die vraag wordt daardoor nog belangrijker.

“Ik mis m’n collega’s gewoon. Even sparren, een grapje, de slappe lach, afluisteren waar iedereen mee bezig is, koffiepauze, de inspiratie, de energie, weten wat er overal speelt, een verrassend verhaal, werkende apparatuur, verjaardagstaarten… dat eigenlijk… Het wordt een lange winter…”

Ondertussen heb je veel te regelen en weinig tijd om er grondig bij stil te staan hoe je dit aanpakt. Daarom lees je in dit artikel vier diverse invalshoeken waarmee je gericht de actiepunten vindt die jullie medewerkers (en jezelf) de komende winter goed door laten komen.

Meer contrast

Van de hele dag achter je laptop werken word je zo gaar als wat. We hebben afwisseling nodig: tussen stilzitten en bewegen, tussen online en offline werken, tussen gefocust werken en contact. De hoofdregel is: zorg dat je 2D afwisselt met 3D.

Zodra je vanuit dat perspectief kijkt, bedenk je nieuwe mogelijkheden. Even een collega live spreken in een 1-op-1 wandelmeeting, een mindmap maken met stiften, papier en een berg post-its, een yogasessie om de maandag goed te beginnen, virtueel samen koken tijdens de vrijmibo… Geef je creativiteit de ruimte.

Net zoals een snuf zeezout maakt dat je nog veel meer wil eten van die chocoladereep, maken ook deze manieren juist het contrast dat we het samen goed en langdurig volhouden.

Comfortabel voor langere duur

Nu de thuiswerkfase langer gaat duren, is het de moeite waard dat elke collega voor zichzelf regelt dat de werksituatie comfortabel is. Even werken op een harde keukenstoel is best te doen, maar je houdt het niet al te lang vol. Wat de werksituatie comfortabel maakt is voor iedereen verschillend en kan te maken hebben met totaal verschillende elementen, bijvoorbeeld:

• de werkhardware, zoals beeldscherm, toetsenbord, bureaustoel en hooglaagbureau
• de context, zoals een externe werkplek, betere verlichting of geluidsblokkende koptelefoon
• verschillen in de behoefte aan persoonlijk contact, in zowel frequentie en manier
• tijdsbesteding, zoals dagindeling, werktijdgrenzen en een digital commute of remote working commute: het markeren van de opstart en afhaak van je werkdag met reflectie of een wandeling
• gezondheid, mentaal en fysiek maar ook sociaal en financieel

Laat de medewerkers zelf een stuk verantwoordelijkheid pakken in het signaleren en regelen van wat voor hen specifiek relevant is. Luister, neem dit serieus op en kijk creatief wat er nodig is.

We zijn allemaal best flexibel op de korte termijn, maar op de langere termijn moet je goed voor jezelf zorgen om de moed en energie erin te houden.

Communitymanager als nieuwe rol

De sfeer erin houden, onderlinge verbinding en vertrouwen behouden, blijven wie je bent en wat je wilt zijn als organisatie. Dat gaat opeens een stuk minder vanzelf nu we remote werken. Het is nu zozeer een punt van aandacht dat het een specifieke rol is geworden. Neem deze daarom expliciet op in een functie en alloceer er tijd voor, of creëer er zelfs een nieuwe functie voor.

Zo’n interne communitymanager zet zich actief in om de kerneigenschappen van de organisatie als gemeenschap, als micro-maatschappij, voort te laten leven door er integraal aandacht voor te houden. Deze nieuwe rol maakt de verbinding, in onboarding en alle andere fases van de employee journey, met het employer brand maar ook met de gedeelde normen en waarden. De verbinding tussen de organisatie en het vertrouwen dat de mensen erin hebben: een chief listening officer die signaleert en actie onderneemt op wat medewerkers nodig hebben. Maak helder wie dit centraal oppakt en er tijd & ruimte voor krijgt.

Fases in de employee journey

Niet alle medewerkers zitten op hetzelfde punt in hun employee journey en daarom zitten ze niet hetzelfde in hun werk. De frisse gezichten zijn enthousiast begonnen aan hun nieuwe baan. Realiseer je dat ze in de eerste volle (minstens) 90 dagen van hun kersverse dienstverband aan het onboarden zijn. Regel daarom een mentor of buddy die de nieuwe collega wegwijs maakt en actief de verbinding (online) versterkt.

De bekende gezichten die hun draai inmiddels hebben gevonden, hebben andere aandachtspunten. Vraag ze naar hun behoeftes om energiek aan het werk te blijven, inventariseer die. Veel lijkt vanzelfsprekend omdat de samenwerking niet meer nieuw is. Verlaat je niet op je eigen inschatting, maar inventariseer ze actief. Je aannames zijn pas nuttig als je ze met open vizier toetst.

De afzwaaiers gaan een periode van offboarding in. Je baan verlaten is tegenwoordig opeens totaal anders. Regel dat ook daar een fysiek element aan zit: een tastbaar afscheidspakketje of een kort laatste anderhalvemeter-bezoekje op kantoor om elkaar als mens nog even in de ogen te kunnen kijken. En zorg dat deze collega’s in de eindfase een positieve boost meekrijgen door expliciet te maken waar je ze als organisatie dankbaar voor bent.

We zijn er nog niet doorheen maar door met deze perspectieven te kijken naar wat jouw organisatie kan gebruiken, komen we er samen wel uit.