Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Nieuwe werknemer: maar één kans op een eerste indruk (+8 tips)

"Een goed begin, is het halve werk"

Alweer een half jaar geleden kwam ik in een nieuwe werkomgeving terecht. Een hele ontdekkingstocht. Hoe ervaren je ook bent: dan ben je weer een beginner. Je valt weer terug in S2 of zelfs S1 van Hersey's kwadrant: je bent weer onbekwaam. Dat is niet erg. Met een gezonde dosis nieuwsgierigheid en een beetje goede wil van collega's ben je zo up and running.

Nadat je weet waar de kantine is, de toiletten en de printer begint het pas. Hoe werkt het hier?

Ik waan me in een organisatorisch variant van Downton Abbey: die manager moet je zo aanspreken, de ander komt alleen in actie bij face to face contact, er is er een die alles volgens de regels wil doen en een die gewoon wil dat je het voor elkaar brengt. Ik word gewaarschuwd voor de een, geattendeerd op de hulpvaardigheid van de ander.

Het organigram is maar de halve waarheid: er zijn netwerken actief die sneller en efficiënter werken: daar moet je je zo snel mogelijk tussen wurmen. In mijn huidige werkomgeving zijn er medewerkers die haarlemmerolie zijn voor de organisatie: ze hebben een vrije rol en zorgen dat ze dingen voor elkaar krijgen. Een dankbare rol in een bureaucratie. De verwarring die de complexiteit van de organisatie veroorzaakt, kan verlammend werken. Het remt de pro-activiteit van een medewerker. Het gevoel hebben niet in je kracht te staan, ontmoedigt.

Mijn eigen introductie verliep uitermate moeizaam, helaas nog onbekend met de haarlemmerolie. Er wordt veel verwezen naar intranet, want "daar staat alles". De afkortingen vlogen me om de oren en ik liep braaf alle MT's en werkgroepen af, maar vroeg me geregeld af wat mijn rol er eigenlijk was. Wat me hier vooral opvalt, is dat door de lange dienstverbanden veel collega's geen idee meer hebben wat iemand "van buiten" wel of niet kan weten. Na een half jaar heb ik dan ook nog steeds het gevoel dat ik in het buitenland ben en weliswaar de belangrijkste zinnetjes heb geleerd (2 broodjes en thee alstublieft), maar eigenlijk niet goed weet waar het over gaat. Niet bepaald stimulerend.

Ik heb in het verleden eens een 'on boarding' programma opgezet met hulp van nieuwkomers en secretariaten. Naast de gebruikelijk info en een maandelijkse introductiedag, kreeg de medewerker een checklist met belangrijke onderwerpen en wie hem daarover ging informeren - afspraken waren al ingepland. Zo wist een medewerker na een week hoe hij uren moest schrijven, waar de formats voor presentaties te vinden waren, wie wat deed en wie waar goed in was. Dat geeft grip, overzicht en focus en zorgt ervoor dat een medewerker zich zo snel mogelijk thuis voelt: een nieuwe baan kost al energie genoeg.

Zo ingewikkeld is het niet om nieuwe medewerkers een vliegende start te geven. Bovendien zet je daarmee de toon en dat is bepalend voor de betrokkenheid van de nieuwe medewerker.

Toine Al, die er het boek 'De Introductiegids' over schreef, somt een aantal quick wins op: met een goed introductieprogramma breng je bedrijfstrots over, bevestig je de medewerker in zijn keus, maak je verwachtingen uit het sollicitatiegesprek waar en doe je het in een keer goed: iedere medewerker krijgt dezelfde informatie. En wat mij betreft het belangrijkst: de medewerker voelt zich welkom. Nieuwe medewerkers beslissen na drie weken of ze zich thuis voelen in een organisatie. De eerste 100 dagen bepalen of iemand een band met de organisatie krijgt of weer snel vertrekt. En dan nog: het gevoel een nieuweling te zijn kan wel een jaar duren!

Al geeft aan dat goed werkgeverschap begint met duidelijk communiceren: duidelijk uitspreken wat je van de medewerker verwacht in termen van gedrag en gewenste resultaten (de kernwaarden) en hier feedback op geven, zowel kritische als positieve feedback. Begin daar op dag 1 mee: de medewerker kan zijn gedrag aanpassen, er kunnen alternatieve taken worden aangereikt en het is sneller inzichtelijk of de medewerker echt bij de organisatie past.

De medewerker vraagt zich op zijn beurt af: zal ik wel in de groep passen, ga ik het hier echt wel leuk vinden, wat zijn de geschreven en ongeschreven regels waar ik me aan moet houden, zullen mijn taken en verantwoordelijkheden niet te zwaar zijn? Zeker als je zelf al lang op dezelfde plek zit, is het lastiger in te schatten hoe het voelt om een nieuwkomer te zijn met de onzekerheid en onwennigheid die erbij hoort. Ik hoor veel als ik naar informatie vraag: "maar je bent toch een professional!?" Dat heeft er natuurlijk helemaal niks mee te maken, maar het is veelzeggend. Verplaats je in de nieuwkomer: wat voor ervaring en achtergrond neemt deze medewerker mee? Wat vraagt dat van de organisatie?

De Introductiegids maakt je niet alleen bewust van het belang en de impact van een goed introductieprogramma, maar geeft ook talloze, concrete tips. Mijn favorieten:

 

  • maak kennismaken tot een ervaring: de Rabobank laat via een project bij een maatschappelijk instelling de kernwaarden tot leven komen;
  • benadruk de unieke cultuur van de organisatie: wat maakt het werken bij deze organisatie leuk - niet de omzet of de organisatiestructuur. Leg de nadruk op waar medewerkers trots op zijn;
  • geef leidinggevenden een speciaal introductieprogramma: een goed voorbeeld doet goed volgen;
  • geef de medewerker al aandacht voordat de eerste werkdag aanbreekt: tussen het tekenen van het contract en de startdag zit vaak best wat tijd. Houd contact!;
  • geef nieuwkomers een buddy: iemand die de nieuwe medewerker wekenlang met raad en daad bij staat helpt hem zich thuis te voelen;
  • wees voorbereid op vraagtekens: kijk naar de gewoonten, gebruiken en omgangsvormen in de eigen organisatie en hoe je de medewerker zich daar zo makkelijk mogelijk aan kan doen aanpassen;
  • bespreek de ongeschreven regels: welke gewoonten zijn er die niet uit een handboek blijken;
  • introduceer beslissers en experts: dat geeft inzicht hoe de dingen werken en draagt bij aan een netwerk.

 

Ik heb inmiddels de haarlemmerolie gevonden en bouw een eigen netwerk van enthousiaste, bereidwillige en kundige medewerkers op. Mijn persoonlijke tip is om ieder interessant contact te vragen met wie je nog meer zou moeten kennismaken. En: je leidinggevende De Introductiegids toeschuiven.

Geplaatst in Boekbesprekingen door Saskia Schepers op 31 december 2014

Reacties op Nieuwe werknemer: maar één kans op een eerste indruk (+8 tips)

Petra op 15 december 2015 16:45

Mee eens! Ik heb bij een vorige werknemer een introductiedag gehad, omdat daar altijd meerdere nieuwe mensen (voor stages en ervaringsplekken) tegelijk instromen. Een hele dag waarin iedereen elkaar leerde kennen, er over het bedrijf verteld werd, en alle locaties bezocht werden. Daarnaast was er een soort instroom checklist voor alle informatie die jij als medewerker te weten moest komen, en kreeg je een mentor toegewezen die daarvoor diende te zorgen. Dat ging van de benodigde software leren kennen en de noodzaak de receptie te vertellen of je in bespreking bent, tot waar de EHBO doos stond en hoe je reiskosten kon indienen. Er was ook een intranet, maar niet als primaire bron voor de nieuwe medewerkers. Eerst vertelt je mentor wat je moet weten, dan kun je het altijd nog nalezen.

Ik voelde me serieus genomen en gelijk opgenomen in het bedrijf. Het is bovendien zoveel efficiënter als iedereen gelijk wat namen kent, en de weg kent in het bedrijf.

Tim Ruijters op 15 december 2015 16:45

Saskia,

Interessante blogpost. Ben zo vrij geweest om e.e.a. op http://www.kizumba.nl/onboarding-visie te zetten.

Waar ik nog benieuwd naar ben is of het een idee is om nieuwe medewerkers het introductieprogramma te laten waarderen met een cijfer en ze de gelegenheid te geven om met verbetersuggesties te komen? Waar dan vervolgens ook echt iets mee gedaan wordt? Eventueel zou je ook na 100 dagen nog een keer een evaluatie kunnen doen. Helaas ben ik dit bij weinig bedrijven tegen gekomen.

Met vriendelijke groet,

Tim

Elli Vale op 5 oktober 2016 09:53

Ik ben benieuwd hoe nieuwe medewerkers de organisatiecultuur eigen maken, juist de ongeschreven regels en gewoontes. wat moet je doen om mensen een deel van de organisatie zich laten voelen. Momenteel ben ik een afstudeeropdracht aan het uitvoeren over het optimaliseren van het introductieprogramma, en juist in het kader van visie, missie, cultuur en kernwaarden van de organisatie.

Plaats zelf een reactie