Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Bouw een goed onboarding programma met deze 4 bouwstenen

Bouw een goed onboarding programma met deze vier bouwstenenEr zal de aankomende jaren een groep medewerkers de arbeidsmarkt opkomen die anders naar werk kijkt dan dat voor de crisis het geval was. Werken moet plaats en tijd onafhankelijk kunnen en iedere dag naar hetzelfde kantoor lijkt niet meer zo gewoon als dat ooit was. De nieuwe generatie denkt minder in ‘de droombaan’ en meer in de ‘uitdagende opdracht’. De uitdaging is dan ook om deze nieuwe groep collega’s op een efficiënte en slimme manier te onboarden, zodat zij snel “ingeburgerd” en productief kunnen zijn. De vraag is dus hoe je deze groep snel connected krijgt.

Waarom formele onboarding?
Binnen veel organisaties is er vaak niemand formeel verantwoordelijk voor onboarding van nieuwe medewerkers. Is dat recruitment, de HR Business Partner of toch gewoon de manager? Meestal doen verschillende betrokkenen een ‘stukje’ waardoor het risico ontstaat de eerste dagen, weken en soms maanden van de felbegeerde nieuwe medewerker rommelig verlopen. Niet goed, zeker als je weet dat een slecht verlopen onboarding van grote invloed is om hoe de nieuwe medewerker zijn nieuwe werkgever percipieert. Zo komt uit onderzoek naar voren dat een slecht verlopen eerste werkdag in 4% van de gevallen de belangrijkste reden is om de organisatie te verlaten. Ook is een kwart van de nieuwe medewerkers vindt minimaal één aspect van zijn nieuwe baan tegenvallen en is niet te beroerd om hier online met vrienden over te praten.

Recent onderzoek geeft ons 3 key performance indicators die pleiten voor een formele en gestructureerde onboarding van nieuwe en/of flexibele medewerkers. Bij de best-in-class organisaties (met een gestructureerde onboarding aanpak) blijkt dat:

  • 62% van de medewerkers zijn doelstellingen haalt in het eerste jaar, ten opzichte van 17% die geen formele onboarding heeft gehad
  • Een toename in tevredenheid van 33% (jaar-op-jaar) van hiring manager ten opzichte van een afname van tevredenheid van 3% in organisaties zonder formele onboarding
  • 91% medewerker retentie in organisaties met een formeel onboarding programma t.o.v. 30% zonder formele onboarding.

De bouwstenen van een goede onboarding
Laten we beginnen bij de basis: wat zijn nu eigenlijk de bouwblokken van een goed onboardingproces? Als we wederom kijken naar best-in-class dan zijn vier elementen te onderscheiden, beter bekend als “de 4 C’s van onboarding”:

  • Compliance: al het papierwerk en de administratieve taken. Denk aan informatie over pensioen, het verkrijgen van een email account of login informatie.
  • Clarification: het begrip dat de nieuwe medewerker krijgt over wat er van hem verwacht wordt. Dit houdt in dat de verantwoordelijkheden en doelstellingen duidelijk zijn, bij zowel de nieuwe medewerker als de manager (en het team)
  • Culture: gaat over de uitgesproken en niet uitgesproken regels van de organisatie. Het is belangrijk om te weten hoe de formele én informele lijnen lopen in de organisatie zodat iemand snel zijn weg kan vinden.
  • Connection: gaat over de verbinding met de missie, de visie en het het team. Kortom, ervoor zorgen iemand zich snel ‘part of the family” voelt.

De conclusie uit bovenstaande is dat organisaties die inzetten op een goed gestructureerd onboarding programma een belangrijke slag zullen slaan in de ‘war for talent’. Zij zullen de aankomende jaren verschil maken: betere prestaties, toename in medewerkertevredenheid en hogere retentiepercentages. En… Kandidaten lijken de keuze voor hun nieuwe werkgever mede te bepalen o.b.v. de kwaliteit van het onboarding programma. Genoeg reden dus om dit vergeten stukje van employer life cycle eens goed onder de loep te nemen... HR: Get connected!

Geplaatst in HR varia door Sebastiaan Borgers op 10 februari 2015

Reacties op Bouw een goed onboarding programma met deze 4 bouwstenen

Ray van Es op 15 december 2015 16:44

@ Sebastiaan: Er is niets af te dingen v.w.b. het belang van een goed georganiseerde en geplande onboarding / introductie programma.
Het is iedereen duidelijk dat een nieuwe medewerker, na een succesvolle sollicitatieperiode, niet een "anti-climax" verwacht op de eerste dag / dagen bij een nieuwe werkgever.
De 4 bouwstenen die worden aangegeven zijn ook in grote lijnen WAT je van een onboarding programma mag verwachten (de meeste, zo niet alle werkgevers kunnen realistisch gezien onboarding activiteiten niet weglaten wanneer een nieuwe medewerker zich meldt op de eerste dag).
Het probleem, ook bij gerenommeerde werkgevers, is echter het HOE invulling wordt gegeven aan onboarding programma's. Die richtlijnen zouden een goede toevoeging zijn van het betoog.

Het HOE van onboarding programma's is de verantwoordelijkheid van de respectieve afdelingsmanager (mogelijk ondersteund door anderen, zoals een HR afdeling).
Als dan uit statistieken blijkt dat minimaal 60% van de people managers niet adequaat invulling willen of kunnen geven aan hun management taken, dan zal dat zeer waarschijnlijk zichtbaar worden in de eerste werkdagen van een nieuwe werknemer.

Ik vind de statistieken die worden gepresenteerd niet erg goed onderbouwd, omdat oorzaak en gevolg wat simplistisch met elkaar worden verbonden, zonder bijkomende aspecten / oorzaken te belichten die mogelijk meer impact hebben op het resultaat.

Wat ik geheel niet onderbouwd vind is het gegeven dat een medewerker van voor de crisis een andere zou zijn of een ander werk-verwachtingspatroon zou hebben, als zij die nu een carrière aanvangen. Sterker nog, de generatie Y - Z mag wellicht wat idealistische gedachten hebben (zoals iedere generatie), maar past zich behoorlijk aan aan het "normale" carrière doen en denken (uitgaande van het feit dat er voldoende mogelijkheden zijn voor een normale carrière).

Wat belangrijk is in jouw betoog is de noodzaak van een goed geplande en georganiseerde onboarding programma, waarbij de kwaliteit van het HOE en aandacht voor het individu, cruciaal is voor het slagen daarvan.


Sebastiaan Borgers op 15 december 2015 16:44

@Ray: dank voor je reactie op mijn blog.
Je hebt helemaal gelijk als je zegt dat het HOE een goede aanvulling zou zijn. In mijn volgende blog zal ik daar zeker verder op ingaan. Met name nieuwe technologie kan hier een rol hebben. In eerste instantie vond ik het belangrijk om aan te geven (zoals de titel aangeeft) wat de bouwstenen van een onboarding programma zouden moeten zijn. Voor wat betreft de statistieken kan ik me voorstellen dat de onderbouwing wellicht nog wat vragen oproept. Deze vragen zullen beantwoord worden in de whitepaper waaraan mijn collega op dit moment de laatste hand legt. Ik zal de link plaatsen zodra deze beschikbaar is. Als laatste ben ik overigens ben ik erg benieuwd naar jouw definitie van 'normaal' in de één na laatste alinea. Is de manier waarop we met elkaar samenwerken wat jou betreft niet fundamenteel aan het veranderen?

Ray van Es op 15 december 2015 16:44

@ Sebastiaan: Ik zal eerst ingaan op jouw vraag naar mijn definitie van een "normale carrière" en de wijze van samenwerken binnen organisaties. Ik geef voorst nog wat invulling omtrent het HOE.....en ben benieuwd wat in je volgende blog hierover vermeld wordt.

Een normale carrière: Normaal is, wat niet sterk afwijkt van wat algemeen reeds het geval was.
In het land van de werkenden binnen organisaties betekent dat:
- de meerderheid nog steeds s'morgens naar het werk gaat en s'avonds weer (door de file) terug komt naar huis
- de meeste beroepen nog steeds op de oude wijze worden uitgevoerd (ambtenaren, bankemployees, juristen, financiële service industrie, bouw, onderwijs, consulting organisaties, ICT, telecommunicatie, logistiek, lucht en scheepvaart, medische industrie, etc).
- in de service industrie nog steeds normaal is dat onbetaald veel overgewerkt wordt (en dat dit ook verwacht wordt)
- een bovenmatig snelle succesvolle verticale carrière meestal samengaat met extra inzet, ten koste van privéomstandigheden
- vele / de meeste onafhankelijke specialisten (ZZP'ers), part-timers en tijdelijk personeel, liefst een vast contract zouden hebben (van 9 - 5 uur).
- nog steeds minstens 60% van de managers vast houden aan het niet willen of kunnen managen van hun afdeling
- nieuwe medewerkers die "anders" willen, meestal binnen 3 maanden zijn geconditioneerd om zich aan te passen aan bestaande werkwijze en cultuur
- knowledge workers met veel te hoge selectie criteria worden aangetrokken, voor het veelal repetitieve werk wat zij in de eerste 2-3 jaar moeten uitvoeren
- sollicitanten van boven de veertig nog steeds gediscrimineerd worden, alhoewel we langer moeten werken
- directe en indirecte belastingen zo hoog zijn, dat gezinnen bijna verplicht worden een dubbel inkomen te verkrijgen (met geforceerde kinderopvang, die vaak niet beschikbaar is)
- de levensverwachting van vrouwen geregeld naar beneden wordt bijgesteld als gevolg van (bijna) dezelfde werk- en carrièreomstandigheden als van mannen
- de meeste organisaties en mensen niet van verandering houden (tenzij het moet)
- niet te verwachten valt op middellange termijn dat daar verandering in komt.

over het HOE van onboarding, het volgende:
- Als het kan, nodig de nieuwe medewerker uit op de koffie "reeds voor de eerste formele werkdag"
- Hou het simpel en kort
- Maak het echt en spontaan
- Stuur bedrijfsinfo, administratieve zaken en video materiaal vooraf toe (geen saaie / langdurige presentaties)
- Dit is het allerbelangrijkste!!!!!!: Plan een gesprek in de morgen op de eerste werkdag in tussen manager en medewerker voor bespreking van een korte en middel-lange activiteitenplan (verwachtingspatroon), mentor assignment, benodigde training & development, 1:1 coaching en formele beoordelingsmeetings voor het komende jaar......gevolgd door een rondleiding / introductie binnen de rest van de organisatie....gevolgd door een gezamenlijke lunch....+ even checken aan het einde van de dag of alles ok is.

Alles wat meer is, beschadigd een positieve onboarding-beleving.

Sebastiaan Borgers op 15 december 2015 16:44

Beste Ray en anderen,
Hierbij stuur ik jullie de link naar een interessante whitepaper over onboarding:

https://blog.talmundo.com/post/doing-onboarding-right

Hasher Ahmadi op 25 juli 2016 17:15

Hi Sebastiaan,

Kan jij het onderzoek met ons delen die jij aanhaalt in je blog?
Dank!

Groet,
Hasher

Plaats zelf een reactie