Uit een enquête onder een panel van lezers van Management Team blijkt dat niet minder dan 17% van de managers minimaal 20 uur per week in vergadering zit. De helft van alle ondervraagden zit tussen de 10 en de 20 uur in overleg. Dit betekent dat de helft van de managers minimaal een kwart van zijn werkweek in overleg zit.
De kwaliteit
Wat mij dan persoonlijk opvalt aan het onderzoek is dat managers nog tevreden zijn over de kwaliteit ervan ook. Meer dan de helft van de ondervraagden vind vergaderen nuttig. Wat ook uit het onderzoek blijkt, is dat een kwart van de ondervraagden het met de stelling eens is dat het vergaderen belemmert bij het uitvoeren van andere werkzaamheden. Daarbij komt dat twee derde vindt dat vergaderingen korter zou kunnen.
Nagenoeg elke werkgever zal zijn werknemers optimaal willen laten presteren. Het vele vergaderen door leidinggevenden kan daarbij een belemmering zijn. Wat niet in het onderzoek wordt meegenomen en wat wel degelijk van belang is, zijn de gevolgen voor medewerkers die gecoacht moeten worden. Op het moment dat daar geen tijd voor vrijgemaakt kan worden, ontstaat een rimpel-effect naar het personeel dat vastloopt omdat de direct leidinggevende niet bereikbaar is.
Meer of minder vergaderen?
Vergadert u ook zo veel? Of ligt de oplossing niet in het terugdringen van de tijd dat u vergadert. Het lijkt me in elk geval belangrijk een balans te vinden tussen taken die op u af komen. Mocht het aandeel overleg-uren niet terug te dringen zijn, kunt u andere taken juist effectiever inplannen.
Maar hoe krijgt de moderne manager dit allemaal voor elkaar? Een goede score op de competentie ‘Plannen en organiseren’ is in deze drukke tijden niet voldoende.
Een leidinggevende die maar een halve werkweek heeft voor andere taken dan vergaderen, moet daarnaast ook nog in staat zijn om zijn of haar voice-mail berichten en e-mail overload te managen. Vooral de stroom aan e-mail verkeer lijkt, door toegenomen CC’s en ter-info-berichten, de druk op planningen alleen maar op te voeren.
Getting Things Done
Misschien dat een boek als Getting Things Done (GTD) (zie hier een samenvatting / voorbeeld) van David Allen uitkomst biedt in de vorm van een effectieve planning van alles wat er op je afkomt (‘stuff’). Het GTD-gedachtegoed is een bundeling van een aantal (voor de hand liggende) tips en theorieën die u nodig kunt hebben om werkwijzen en planningen te structureren. Het stimuleren van maximum output en een leeg hoofd in combinatie met een voldaan gevoel zijn daarbij de hogere doelen die men aan het einde van elke werkdag bereikt. Moet ook voor u haalbare kaart zijn! Of niet? Laten we daar eens over vergaderen…
Geef een reactie